Comment l’IA peut-elle vous aider dans votre travail ? La réponse en 5 exemples

L’IA (soit intelligence artificielle) est omniprésente dans nos conversations professionnelles. Que ce soit au bureau, où votre manager est un inconditionnel de ChatGPT, l'intelligence artificielle version assistant virtuel, ou dans votre incubateur de start-ups où l'automatisation est au cœur de toutes les discussions. Pire, même votre petit frère semble s’y être mis ! Et dans toutes ces start-ups qui se sont lancées sur le créneau de l'IA - plus de 590 en France en 2023 ! - on a du mal à identifier celles qui vont réellement transformer notre quotidien.

Côté C’est qui la Boss, on n’a pas trop cherché les IA qui permettent de générer des recettes de cuisine ou de suivre la croissance de ses plantes. Mais on a décidé de vous partager nous meilleures trouvailles pour faire grandir votre business en gagnant du temps. Histoire de batir son empire et d'avoir le temps de boire l’apéro en terrasse, sans rester bloquée à traiter vos mails jusqu'à 22h. Vos copines vont adorer.

Comment traiter vos mails plus rapidement grâce à l’IA

Vous aussi, vous avez la boîte mail qui déborde et pas le temps de trouver une réponse qui corresponde bien à chaque partenaire ? Ou pire chaque candidat à ton offre de stage ? (Parce que oui, on répond à chaque personne qui postule chez vous, c’est obligatoire. Ne pas répondre à des candidats, c’est has been).

Donc on répond à tout le monde. Mais, on ne perd pas trop de temps. C’est le moment d’appeler ChatGPT (ou Gemini, l’IA de Google, si vous préférez). Vous pouvez utiliser les IA génératives (celles qui peuvent faire l'assistant virtuel) sous deux formats :

Pour créer des modèles d’emails qui te permettent de répondre plus vite à des messages que vous recevez régulièrement, comme des demandes d’interviews, du démarchage commercial ou encore des propositions de partenariat. Pour ça, il vous suffit de dire à l’IA les informations que vous souhaitez obtenir ou l’objectif du mail pour qu’il vous génère une réponse.

Pour débloquer des réponses à des mails que vous n’arrivez pas à écrire. Dans ce cas, copiez votre email dans la boîte de dialogue de l’IA en lui demandant de générer une réponse.

Pour aller plus loin, de plus en plus de boîtes mails commencent à intégrer de l’IA pour vous aider à traiter vos mails plus rapidement et diminuer le temps passé sur les réponses. Parmi nos préférées, on compte Outlook (gratuit), Spark (payant) et Mailbutler (payant).

Les outils pour prendre des notes pendant une réunion avec l’IA

Ce n’est pas un secret, la réunionite en entreprise, c’est une passion française. Alors si vous n’êtes pas du genre agressif à refuser toutes les réunions qui durent plus de 30 min (certains le font, on ne citera pas de nom), mais que vous n’avez pas non plus envie de manquer les informations importantes partagées dans un meeting, il va falloir trouver une solution. Le pire : pas du tout, du tout envie de passer du temps à faire un compte rendu pour son N +2 qui ne vous répond jamais ou ce partenaire qui a plein de choses à dire mais qui n’est jamais là pour les dire en direct. Nous avons la solution : la prise de notes automatisée en réunion.

Fireflies Note Taker (gratuit, avec une version premium) et TL;DV (gratuit avec une version premium) sont deux outils qui utilisent l'IA pour automatiser la prise de notes en réunion. Fireflies Note Taker offre une transcription précise des discussions, tandis que TL;DV résume les points essentiels de la discussion. Dans les deux cas, ces outils ont été conçus pour des visioconférences : ils fonctionnent beaucoup moins bien que pour des réunions hors ligne. La magie de ces deux outils : un compte rendu automatisé à envoyer à votre boss, le boss de votre boss et sa grand-mère s’il veut.

Les intelligences artificielles pour aider sa créativité

Côté rédaction, il y a des jours où on a 50 idées de sujets et d’articles à la minute et d’autres où c’est le calme plat. Ou le désert même. Et ça, ça arrive à tout le monde : que vous deviez faire un post LinkedIn pour mettre en avant votre nouveau projet, faire un article pour votre site ou trouver une idée de post Instagram. Joie, il existe des outils pour s’inspirer et même pour faire toute une programmation de posts pour les réseaux sociaux.

Utiliser ChatGPT pour vous donner des idées

ChatGPT peut être votre allié pour stimuler votre imagination et trouver des sujets d'articles pertinents. Par exemple, imaginez que vous soyez bloquée pour trouver un sujet pour votre prochain article de blog. En utilisant ChatGPT, vous pouvez simplement lui donner quelques mots-clés et il vous fournira une liste d'idées fraîches en un instant. Que diriez-vous d'un article sur "Les références pop culture des femmes de 30 ans dans la publicité contemporaine" ? Une idée originale qui captivera sûrement votre audience. Et finalement, ce principe peut être appliqué partout : vous pourriez également générer des idées de brainstorming dans votre entreprise, de team building ou un exercice de présentation en début de réunion.

Quel est le meilleur outil d'IA pour générer des images ?

Dall-E (disponible avec la version payante de ChatGPT), l’IA visuelle de ChatGPT, génère des images uniques à partir de descriptions textuelles, vous permettant ainsi de donner vie à votre feed avec un minimum d'effort. Ou au moins, un peu moins de galère que de chercher une image pendant 3 heures pour illustrer un article sur l’IA ! Par exemple, imaginez que vous vouliez partager une photo de votre dernière soirée entre filles sur Instagram. Plutôt que de parcourir des milliers de photos sur votre téléphone, vous pouvez simplement décrire la scène à Dall-E et il vous fournira une image personnalisée qui capture parfaitement l'ambiance de la soirée.

Si Dall-E ne vous plaît pas, ou que vous ne souhaitez pas payer d’abonnement, vous pouvez également utiliser Ideogram (gratuit) ou Adobe Firefly (gratuit).

Comment utiliser l’IA pour corriger vos fautes d’orthographe

L’angoisse du mail de prospection ou de la lettre de motivation avec des fautes d’orthographe, c’est fini. Si vous ne vous êtes pas encore lancée dans l’aventure de l’intelligence artificielle, c’est probablement le moyen le plus simple de tester.

ChatGPT (ou Gemini) peut être utilisé non seulement pour rédiger des réponses intelligentes, mais aussi pour vérifier et corriger vos textes. Son analyse contextuelle lui permet de repérer les erreurs grammaticales et orthographiques, vous offrant ainsi un texte impeccable. Pour que l’IA corrige votre texte, il suffit de le copier dans la barre de dialogue et de lui demander de corriger l’orthographe et la grammaire. Il faut être précise quand même, n’oubliez pas la grammaire.

Et si l’interface de ChatGPT vous angoisse, ou que vous avez la flemme de copier-coller vos textes à chaque fois, vous pouvez investir dans un abonnement Grammarly. Grammarly identifie les erreurs grammaticales et orthographiques dans vos textes, et vous propose des reformulations pour vos phrases soient plus claires. Une bonne nouvelle pour toutes celles qui auraient dû faire un stage chez Bescherelle.

Quelle IA utiliser peut vous aider dans votre travail d'équipe ?

Le reporting, rendre des comptes, présenter l’avancée de son travail, on a souvent l’impression que c’est une perte de temps en entreprise. Au contraire, c’est essentiel de donner à votre équipe, vos partenaires ou vos clients de la visibilité sur les avancées de vos projets. Et c’est là que l’IA peut vous faire gagner un temps précieux, plutôt que de perdre du temps à préparer des slides pour votre prochaine réunion de suivi de projet. Et votre client sera bluffé.

Magic Slides (gratuit) est un outil qui utilise l'intelligence artificielle pour générer des présentations PowerPoint en un clin d'œil. C’est une extension que vous pouvez installer sur votre navigateur pour l’utiliser avec la suite Google Workplace, et donc Google Slides. À partir d’un texte, l’application génère les slides et la mise en page pour que vous ayez une présentation nickel pour votre boss. Par exemple, imaginez que vous deviez présenter les résultats de votre dernière campagne marketing à votre équipe. Plutôt que de passer des heures à concevoir des diapositives.

Pour aller plus loin, vous pouvez également automatiser l’envoi d’emails dans votre outil de gestion de projet (Monday, Asana ou Trello, par exemple) pour tenir vos équipes au courant quand vous avez fini une tâche. Comme un assistant virtuel finalement. Par contre, soyez sympa, ne le faites pas pour toutes les tâches, sinon les boîtes de réception vont déborder.

Enfin, la liste des IA utiles à connaître pour booster sa productivité

Ils sont là pour automatiser les trucs pénibles et rendre nos journées plus smooth. ChatDoc (gratuit, version payante), par exemple, permet de disséquer les PDF, même les plus longs, en un clin d'œil. Ça signifie qu'il peut lire à votre place des longs fichiers et vous faire gagner un temps précieux. Ensuite, nous avons Opusclip qui crée des formats vidéo pour les réseaux sociaux à partir de captations d'événements comme une table ronde ou un podcast. Sans oublier ElevenLabs qui génère des voix synthétiques tellement réalistes pour tes vidéos.

En conclusion, l'IA offre un potentiel énorme pour améliorer votre productivité au travail et vous permettre de gagner un temps précieux. Alors, faites chauffer votre ordinateur et laissez l'IA vous aider à atteindre de nouveaux sommets de productivité ! Et souvenez-vous, comme le dit si bien Miranda Priestly dans le film "Le Diable s'habille en Prada" : "Bien sûr, avancez à un rythme glacial. Vous savez à quel point ça me passionne." Autrement dit, utilisez toutes les technologies à votre disposition pour avancer à pas de géant dans votre carrière professionnelle !

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